Die Ermittlung des Kapitalbedarfs

Die Voraussetzung  jeglichen Nachdenkens über die Finanzierung einer Unternehmensgründung  ist die Beantwortung der Frage: Welche Wirtschaftsgüter und Betriebsmittel brauche ich für den Start und für die Geschäftstätigkeit in der Anlaufzeit?

Jeder potentielle Geldgeber, ob nun eine Bank, eine Fördereinrichtung oder auch ein privater Investor, erwartet vom Gründer die Vorlage eines detaillierten Kapitalbedarfsplanes.

Fachkundige Stellen, die das Konzept eines Existenzgründers als Voraussetzung der Geldausreichung bewerten sollen, müssen beurteilen können, ob mit der geplanten materiellen Ausstattung der Aufbau einer tragfähigen Existenz möglich ist.

Bei der Planung der Ausstattung eines Unternehmens sind  zwei Extreme zu vermeiden.

Zum einen ist dies die „große“  technisch und baulich perfektionierte, üppige und luxuriöse Ausstattungsvariante. Diese hilft weder bei der Kundengewinnung noch ist sie in der Regel wirtschaftlich und finanzierbar.

Zum anderen ist das die absolute „Sparvariante“, die nach dem Prinzip Hoffnung davon ausgeht, dass mit den ersten großen Umsätzen die erforderliche Ausstattung schon erworben werden kann. Wenn die vom Kunden geforderte Leistung in Umfang und Qualität nicht von Anfang an erbracht werden kann, wird es die erwarteten Umsätze nicht geben und dies gefährdet sehr schnell den Bestand des Unternehmens ebenso wie nicht aufbringbare Betriebskosten in der Anlaufphase.

Eine weitere Voraussetzung einer exakten Planung des Kapitalbedarfs ist die Klärung  der Umsatzsteuerpflicht des geplanten Unternehmens. Handelt es sich um eine  umsatzsteuerpflichtige Tätigkeit, dann ist das Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt, dass heißt, die an Lieferanten gezahlte Umsatzsteuer wird vom Finanzamt erstattet und  nicht von Geldgebern finanziert. Die gesamte Unternehmensplanung erfolgt dann in Nettobeträgen.
Dies ist bei den meisten Gewerben und freiberuflichen Tätigkeiten der Fall. Anders u.a. im medizinischen Bereich und  in der Versicherungswirtschaft  – hier wird „brutto“ geplant.

 

Betriebe des Handels, der Gastronomie, des Handwerks u.a. Bereiche benötigen zu Beginn der Geschäftstätigkeit eine erste grundlegende Material – bzw. Warenausstattung, um den Kunden von Anfang an ein umfassendes Angebot bieten zu können. Die Höhe dieses ersten Material – bzw. Warenlagers hängt von der Branche ab. Im Handel ist es die erste Kollektion bzw. das erste Warensortiment, in der Gastronomie ein Grundsortiment an Getränken, Konserven sowie die erste Frischware und im Handwerk das Material für die Abarbeitung der ersten Aufträge, eventuell auch ein Grundsortiment an Handelsware. Bei der Bemessung der Höhe des erstem Material – bzw. Warenlagers muss der Zeitpunkt der Eröffnung im Saisonzyklus ebenso wie der Standort des Unternehmens und damit auch die Kundenzielgruppe beachtet werden. Die Investitionen und die erste Material – bzw. Warenausstattung bezeichnet man auch als den langfristigen Kapitalbedarf, weil es sich dabei um längerfristig im Unternehmen verbleibende Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens (die Investitionen) und des Umlaufvermögens (die Bestände an Material bzw. Waren) handelt. Auch ein Zusammenhang zur Finanzierung wird mit diesem Begriff hergestellt. Investitionen und das erste Material – bzw. Warenlager werden langfristig, dass heißt mit einer Laufzeit ab 5 Jahren finanziert.

 

Bei den Gründungs – und Anlaufkosten geht es um den kurzfristigen Kapitalbedarf, also um Ausgaben, die sofort in die Kosten des Unternehmens gehen, den Gewinn im ersten Wirtschaftsjahr in voller Höhe schmälern. Zu den Gründungskosten gehören: Kosten für erforderliche Qualifikationen, Lehrgänge, Fachbücher, die vor der Gründung erworben bzw. angeschafft werden müssen Reise – und Kommunikationskosten, Werbeaufwendungen vor der Geschäftseröffnung Kosten für die Gewerbeanmeldung und gegebenenfalls zusätzlich die Gewerbegenehmigung. Letztere fällt in der Gastronomie, im Hotelgewerbe, beim Umgang mit Lebensmitteln und gefährlichen Stoffen, im Transportgewerbe u.a. Bereichen an. Hier muss im Unterschied zu der nur ca. 26,00 € kostenden Gewerbeanmeldung je nach Gebührenordnung der zuständigen Kreisverwaltung mit Aufwendungen von 500.000 € und zum Teil weit darüber gerechnet werden. Maklerprovision für die Anmietung von Gewerberäumen (ca. zwei Monatskaltmieten) oder für den Erwerb von Immobilien (etwa 3 % bis 5 % der Erwerbssumme) Erwerbsnebenkosten – 3,5 % Grunderwerbssteuer, Notar und Grundbuchkosten Gründungskosten – Notar und Handelsregister sowie gegebenenfalls Steuerberaterkosten für die Eröffnungsbilanz – bei Gründung eine Unternehmens in der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft wie GmbH oder AG Nicht zu den Kosten im steuerlichen Sinne gehören Mietkautionen und die Mittel für den Nachweis der persönlichen finanziellen Leistungsfähigkeit im Transportgewerbe (ca. 9.000,00 € pro Fahrzeug) sowie bei den Kapitalgesellschaften das Stammkapital. Diese zum Teil erheblichen Aufwendungen sollten bei der Ermittlung des Kapitalbedarfes unbedingt berücksichtigt werden, ansonsten könnte die Gründung gefährdet sein. Beachtet werden muss auch, dass diese Aufwendungen in der Regel nicht von einer Bank finanziert werden, dass heißt, sie müssen mit Eigenmitteln aufgebracht werden. Gründungskosten können zum Teil zeitlich weit vor dem eigentlichen Gründungstermin anfallen. Wenn es einen nachweisbaren Zusammenhang zwischen den Aufwendungen, zum Beispiel für Reisekosten, Messebesuche oder Qualifikationen gibt, werden diese auch bis zu einem Jahr vor Gründung als steuerlich abzugsfähige Betriebsausgaben vom Finanzamt anerkannt. Quittungen und Rechnungen sammeln sollte daher in einer Vorgründungsphase selbstverständlich sein. Anlaufkosten müssen in den Branchen berücksichtigt werden, in denen die Einnahmen in den ersten Wochen und Monaten noch nicht oder nicht voll ausreichen, um die Betriebskosten wie Raumkosten, Personalkosten, Versicherungen, Fahrzeugkosten und so weiter sowie die erforderlichen Privatentnahmen zu decken. Dies ist besonders in den therapeutisch – pflegerischen Berufen, im Handwerk, im Transportgewerbe und in allen Dienstleistungen der Fall, wo der Umsatz den Kunden in Rechnung gestellt wird. Oft wird auch noch ein Zahlungsziel von einigen Tagen oder gar Wochen angeboten bzw. der Kunde „nimmt“ sich selbst ein Zahlungsziel, indem er die Rechnung verspätet bezahlt. Um die Existenz des Unternehmens nicht schon in den ersten Wochen zu gefährden, sollte auf die richtige Ermittlung der Anlaufkosten entsprechend hohe Aufmerksamkeit gelegt werden. Ein praktisches Hilfsmittel für die Planung der Anlaufkosten ist eine detaillierte Liquiditätsplanung. In einem Liquiditätsplan werden die zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben wochen – bzw. monatsweise so genau wie möglich in einer Tabelle erfasst. Da in der Regel in den ersten Wochen oder Monaten die Ausgaben die Einnahmen übersteigen ist der Saldo Einnahmen minus Ausgaben negativ. Die wöchentlichen oder monatlichen Salden werden addiert und man erhält eine recht genaue Übersicht über die zu erwartenden Anlaufkosten. Zweckmäßigerweise wird eine Liquiditätsplanung für zwölf Monate erstellt. Damit kann man neben den Anlaufkosten auch eventuelle saisonbedingte finanzielle Engpässe erfassen.

 

Grund und Boden incl. 3,5 % Grunderwerbssteuer, Notar – und Maklerkosten => Wertanfrage beim Gutachterausschuss der Kreisverwaltung Gebäude, bauliche Investitionen incl. Eigenleistungen, bei Erwerb, 3,5 % Grunderwerbssteuer, Notar- und Maklerkosten=> Baukostenschätzungen von Architekten, Angebote von Bauunternehmen, Preisinformation der Baumärkte bauliche Anlagen – Parkflächen, Zuwegungen, Umzäunungen, Werbeanlagen, Pflanzanlagen => Baukostenschätzungen von Architekten, Angebote von Bauunternehmen, Preisinformation der Baumärkte Technische Anlagen – Elektro-, Heizungs – und Wasseranlagen, Klima – und Alarmanlagen => Baukostenschätzungen von Architekten, Angebote von Bauunternehmen, Preisinformation der Baumärkte Maschinen, Werkzeug und Baumaschinen, Verarbeitungsmaschinen => Herstellerangebote, Katalogpreise Betriebs- und Geschäftsausstattung, Möbel, Einrichtungsgegenstände, Geräte => Anfrage bei Büro-, Gaststätten und Ladeneinrichtern, Katalogpreise Fahrzeuge, KFZ => Händleranfragen Bürotechnik – Telefon, Fax, Kopierer, Aktenvernichter => Händleranfragen, Katalogpreise PC incl. Software und Peripheriegeräte (Drucker, Scanner …) => Händleranfragen, Katalogpreise In die Auflistung der Investitionen sollten auch die geringwertigen Wirtschaftsgüter von 100 bis 410 € einbezogen werden. Ebenfalls aufgeführt werden Wirtschaftsgüter, die sich bereits im Eigentum des Gründers befinden. Sie werden mit dem Zeitwert aufgeführt.