Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen

Jedes Unternehmen muss dafür sorgen, dass bestimmte Aufzeichnungen und Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahrt werden, das ist gesetzlich verankert.

Welche Aufzeichnungen und Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden?

Entscheidend dafür, welche betrieblichen Unterlagen aufzubewahren sind und welche aussortiert werden könnten, sind die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften laut § 257 Abs. 4 HGB und § 147 AO .

• 10 Jahre aufzubewahren sind:
  Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern (Buchungsbelege). Demzufolge können Unterlagen, die bis 31.12.2012 oder früher aufgestellt worden sind, entsorgt werden.
• 6 Jahre aufzubewahren sind:
  Empfangene bzw. abgesandte Handels-/Geschäftsbriefe, die bis zum 31.12.2016 oder früher eingegangen bzw. versandt worden sind.
• Auch für digitale Aufzeichnungen gilt die zehnjährige bzw. sechsjährige Speicher- bzw. Aufbewahrungsfrist.
  Zu den besonderen Anforderungen hier sei auf Anhang 64 des Amtlichen AO-Handbuches verwiesen , in dem die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" veröffentlicht sind.
  Hinweis
  Seit 2020 gilt Folgendes: Nach einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder einer Datenauslagerung reicht es aus, wenn die Steuerpflichtigen fünf Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung nur noch einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen vorhalten.

Zu beachten ist weiterhin

Nicht alle Belege können nach Ablauf der eigentlichen Aufbewahrungsfrist einfach entsorgt werden, denn (Beispieljahr 2023):

• Die Aufbewahrungsfristen beginnen regelmäßig erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem z. B. die letzte Eintragung in den Büchern gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder versandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnungen vorgenommen oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. So endet z. B beim Jahresabschluss 2013, der 2014 beim Finanzamt eingereicht wurde, die Aufbewahrungsfrist erst mit dem 31.12.2024.
• Läuft gerade eine Betriebsprüfung, eine Umsatzsteuer- oder Lohnsteuerprüfung oder hat das Finanzamt bis zum 31.12.2023 schriftlich eine Außenprüfung ankündigt, in der die Unterlagen alter Jahre noch von Bedeutung sind, müssen diese auch über den 10-Jahreszeitraum hinaus aufbewahrt werden.
• Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt zudem nur unter der Voraussetzung, dass alle Steuerbescheide bestandskräftig sind.
• Bei Verträgen beginnt der Fristablauf mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Ergänzend wird geraten, ungeachtet abgelaufener Aufbewahrungsfristen wichtige Vertragsunterlagen länger aufzubewahren, um z. B. im Fall von Prozessen nicht in Beweisschwierigkeiten zu geraten.

Besondere Regelungen

• Besondere Regelungen betreffen z. B. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten im Zusammenhang mit dem Mindestlohngesetz. Zur Überprüfung müssen diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
• Benutzt man ein privates Konto auch zur Verbuchung betrieblicher Einnahmen, wird es dadurch zu einem betrieblichen Konto, für das die Aufbewahrungspflichten nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 und 5 AO gelten. Demzufolge sind diese Konten ebenfalls zehn Jahre sind lang aufzubewahren.
• Hinzu kommt, dass es weitere Fristen außerhalb der handels- und steuerrechtlichen Vorschriften gibt, z. B. laut Arbeitszeitgesetz, wegen Gewährleistungsansprüchen oder aufgrund des Sozialversicherungsrechts.

Wichtig!

Wie bei allen steuerrelevanten Fragen gilt: Ist man sich nicht sicher, ob bestimmte Belege/Dokumente entsorgt werden dürfen, sollte man unbedingt fachmännischen Rat einholen, denn:
Fehlende Belege können zu Schwierigkeiten mit dem Finanzamt führen! Schlimmstenfalls drohen hier hohe Geldstrafen oder sogar Freiheitsstrafen.

Tipp

Ausführliche Informationen über die Aufbewahrungsfristen inkl. einer Auflistung einzelner Posten findet man z. B. auf den Seiten der IHK zu Neubrandenburg für das östliche M-V.

2023-11-28