Elektronische Aufzeichnungspflicht

Neues zum Thema Elektronische Aufzeichnungssysteme

Mit der im Juli 2017 verabschiedeten Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) werden die Anforderungen des § 146 a der Abgabenordung (AO) präzisiert.

Mit dem “Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“, das in Teilen bereits am 01.01.2017 in Kraft getreten ist,  wurde festgelegt, dass elektronische Aufzeichnungssysteme ab dem 1. Januar 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen, die aus drei Bestandteilen besteht: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle.

  • Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.
  • Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.
  • Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung, z. B. für Prüfungszwecke.

 

Die Kassensicherungsverordnung  (KassenSichV) legt nunmehr fest:

  • welche elektronischen Aufzeichnungssysteme von der Regelung des § 146 a der Abgabenordung (AO)  umfasst sind
  • wann und in welcher Form eine Protokollierung der digitalen Grundaufzeichnung im Sinne des § 146 a AO zu erfolgen hat
  • wie diese digitalen Grundaufzeichnungen zu speichern sind,
  • die Anforderungen an eine einheitliche digitale Schnittstelle
  • die Anforderungen an die technische Sicherheitseinrichtung
  • die Anforderungen an den auszustellenden Beleg sowie
  • die Kosten der Zertifizierung.

 

Elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146 a Absatz 1 Satz 1 der Abgabenordnung sind demnach elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen.
Nicht dazu gehören Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Taxameter und Wegstreckenzähler sowie Geld- und Warenspielgeräte .

Ab dem 1. Januar 2020 ist die verpflichtende elektronische Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssystemen vorgesehen. Danach muss für den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten ein Beleg erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Mit der Belegausgabepflicht entsteht für den am Geschäftsvorfall Beteiligten aber keine Pflicht zur Mitnahme des Belegs.

Ab dem 1. Januar 2020 haben Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen. Diejenigen Steuerpflichtigen, die ein elektronisches Aufzeichnungssysteme vor dem 1. Januar 2020 angeschafft haben, haben diese Meldung bis zum 31. Januar 2020 zu erstatten.

Hinweis:
Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung besteht aus Zumutbarkeitsgründen und aus Gründen der Praktikabilität nicht beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung. Das gilt aber nur, wenn der Steuerpflichtige kein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO verwendet.“
Die Befreiung von der Aufzeichnungspflicht kann nur durch die Finanzbehörden nach pflichtgemäßem Ermessen erfolgen und von diesen auch  widerrufen werden.

Zum Thema “Elektronische Registrierkassen” siehe auch GründerNews vom 22.10.2016,
zum Thema “Offene Ladenkassen” GründerNews vom 31.03.2017

2017-09-01

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