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Steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten laut GoBD werden 2019 aktualisiert

In GründerNews by @bb

Akten digital zu archivieren ist mittlerweile auch in kleinen und mittleren Betrieben an Bedeutung gewonnen.

Allerdings müssen die Betriebe bei der digitalen Archivierung einige Dinge beachten. Bereits seit dem Jahr 2015 gelten hier die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“. Dort wird genau beschrieben, welche gesetzlichen Vorgaben für die IT-gestützte Buchführung gelten.

Mit der damaligen Veröffentlichung wurde angekündigt, diese Grundsätze regelmäßig aktualisieren zu wollen, um vor allem mit neuen technischen Standards im Einklang zu bleiben.
Das soll nun im Jahr 2019 erfolgen. Ein erster Entwurf zur Neufassung liegt bereits vor und könnte relativ zeitnah auch umgesetzt werden.
Mit der Neufassung soll sich die Rechtssicherheit erhöhen. Zudem werden neue Prozesse miteinbezogen und die Umsetzung soll allgemein vereinfacht werden.

Geplante Neuerungen der GoBD

Zu den wichtigsten Neuerungen der GoBD, die für 2019 geplant sind, gehört z. B. Folgendes:

  • Das Fotografieren von Belegen durch mobile Endgeräte (Mobiles Scannen) wird dem stationären Scanvorgang gleichgestellt
  • Zulässigkeit der bildlichen Erfassung durch mobile Endgeräte im Ausland
  • Das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung ist zulässig
  • Unter bestimmten Voraussetzungen ist die Aufbewahrung einer Konvertierung ausreichend und es bedarf nicht weiter der Aufbewahrung der Ursprungsversion
  • Cloud-Systeme werden explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen
  • Änderungen an einer Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein

Zu den bisherigen Anforderungen durch die GoBD bei der Archivierung elektronischer Unterlagen hat Bitkom in dem Leitfaden „Elektronische Archivierung und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis“ die wichtigsten Punkte wie folgt zusammengefasst:

  1. Elektronische Archivierung ist technologieneutral und somit frei wählbar.
  2. Die Archivierung von Belegen muss zeitnah zu erfolgen.
  3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen.
  4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden.
  5. Elektronisch archivierte Akten müssen lesbar und auswertbar bleiben.
  6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden.
  7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung.
  8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden.
  9. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen.
  10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren.

Für ausführliche Informationen zum Thema GoBD siehe Gründer-News vom 31.01.2018

2019-01-07

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