(Elektronisches) Fahrtenbuch oder doch 1%-Regelung beim Dienstauto?

In Aktuell, GründerTipp by B. Behr

Das Finanzamt geht in der Regel davon aus, dass Selbstständige ihren Dienstwagen auch privat nutzen. Dieser Privatanteil muss dann versteuert werden.

Was steuerlich günstiger ist, ist je nach Fahrzeug und Nutzung unterschiedlich.
So bietet sich z. B. die pauschale 1%-Regelung an, wenn der Wagen einen niedrigen Bruttolistenpreis hat und der Dienstwagen zu einem großen Teil privat genutzt wird. Außerdem ist durch die Pauschalierung natürlich der Aufwand für den steuerlichen Nachweis der Privatnutzung gering.
Will man auf die 1%-Regelung beim Dienstfahrzeug verzichten, weil man ein Fahrzeug mit hohem Brutto-Listenpreis fährt oder den Dienstwagen nur selten privat nutzt, ist die Führung eines Fahrtenbuches erforderlich. Auch wenn mehrere Personen den Firmenwagen nutzen, kann ein Fahrtenbuch sinnvoll sein.
Ein Methodenwechsel ist allerdings nur zu Jahresbeginn oder bei einem neuen Auto möglich.

Ein Fahrtenbuch dokumentiert alle Fahrten mit einem gewerblich und privat genutzten Auto.
Hierzu gehören:

  • Dienstfahrten
  • Privatfahrten
  • Fahrten zwischen Wohnung und erstem Arbeitsplatz
  • Familienfahrten bei doppelter Haushaltsführung
  • Fahrten, die mit anderen Einkünften zusammenhängen.

Beim Fahrtenbuch fordert das Finanzamt eine lückenlose Erfassung. Es müssen daher bei jeder Dienstfahrt immer folgende Daten aufgezeichnet werden.

  • Datum sowie Beginn und Ende der Fahrt
  • Kilometerstand bei Fahrtantritt und -ende
  • gefahrene Wegstrecke
  • Startpunkt und Fahrtziel (am besten mit mit Angabe von PLZ, Ort, Straße)
    (Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen bei dienstlichen Fahrten nur dann, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind.)
  • Anlass der Fahrt
  • Ansprechpartner/Fahrer

Die Aufzeichnung kann entweder handschriftlich oder mit einem elektronischem Fahrtenbuch erfolgen, Ein handschriftliches Fahrtenbuch muss als gebundenes Buch geführt werden, es darf keinesfalls aus Einzelblättern bestehen und auch keine Excel-Tabelle sein. Zudem müssen die Eintragungen sofort nach Fahrtende erfolgen. Handschriftliche Fahrtenbücher werden allerdings sehr oft bei einer Betriebsprüfung beanstandet, da sich hier doch ganz leicht einmal Fehler einschleichen können.
Auch deshalb ist der Umstieg auf ein elektronisches Fahrtenbuch zumindest überlegenswert, denn bei korrekter Bedienung ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch-Dokument anerkennt.
Wesentliche Kriterien bei der Auswahl eines elektronischen Fahrtenbuches sind z. B. die folgenden:

  • Ist die eingesetzte Technik manipulationssicher?
  • Wird diese Technik auch vom Finanzamt anerkannt und ist damit rechtssicher?
  • Werden Fahrten automatisch aufgezeichnet, sobald sich das Fahrzeug in Bewegung setzt?
  • Sind Korrekturen aufgezeichneter Fahrten auf einen Zeitraum von 7 Tagen beschränkt?
  • Ist bei Privatfahrten der Datenschutz gewährleistet (z. B. anonymisierte Aufzeichnung oder Ausschaltung der Ortungsfunktion) bzw. kann auch während einer Fahrt zwischen Privat- und dienstlicher Strecke unterschieden werden?
Hinweis für Existenzgründer:

Wenn Existenzgründer ihr Privatfahrzeug zu mehr als 10 % betrieblich nutzen, können sie es steuerlich als Dienstfahrzeug behandeln. Bei mehr als 50 % betrieblichen Fahrten müssen sie dies sogar. Wird der Dienstwagen dann privat genutzt, sieht das Finanzamt das als geldwerten Vorteil an, der zu besteuern ist. Auch hier kann man sich entscheiden – für die 1%-Regelung oder ein (elektronisches) Fahrtenbuch – siehe oben.
Vorteil:  Steuerlich betrachtet zählt das Fahrzeug bei der Einstufung als Dienstfahrzeug zum notwendigen Betriebsvermögen. Was eben auch bedeutet, dass alle Kosten, die für das Auto aufgebracht werden müssen, von der Steuer absetzbar sind.

2022-06-22

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